Condizioni generali di servizio

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Chi fornisce il servizio

[RAGIONE SOCIALE AGENTICA], società a responsabilità limitata semplificata, con sede legale in [SEDE], P.IVA e codice fiscale [P.IVA], REA [], capitale sociale [] euro interamente versato, PEC [___], email support@[DOMINIO] (di seguito "Fornitore"). Informazioni rese anche ai sensi dell'art. 7 del D.Lgs. 70/2003 e dell'art. 2250 c.c.

Art. 1 — Definizioni

• "Servizio" o "Studio Calmo": il software gestionale accessibile via web descritto all'art. 2.
• "Cliente": il medico di medicina generale, il pediatra di libera scelta, lo studio associato, la medicina di gruppo o l'aggregazione che attiva il Servizio nell'esercizio della propria attività professionale.
• "Utenti": il personale del Cliente abilitato ad accedere (medici, sostituti, segreteria).
• "Assistiti": le persone che inviano richieste allo studio del Cliente.
• "Accordo art. 28": l'accordo sul trattamento dei dati (documento 01), parte integrante del contratto.
• "Piano": l'offerta scelta dal Cliente tra quelle dell'Allegato 1.

Art. 2 — Oggetto e destinazione d'uso

2.1 Il Fornitore concede al Cliente l'uso del Servizio, in modalità software come servizio, per il periodo e il Piano scelti.

2.2 Destinazione d'uso. Il Servizio ha la seguente destinazione d'uso, che il Cliente dichiara di conoscere e accettare:

Studio Calmo è un software gestionale per studi di medicina generale e di pediatria di libera scelta. È destinato a ricevere, trascrivere e organizzare le richieste amministrative e di contatto che gli assistiti inviano allo studio tramite canali digitali (email, WhatsApp, segreteria telefonica, modulo web). Classifica le richieste per tipo di pratica (ad es. ripetizione di ricetta, impegnativa, certificato INPS, appuntamento, richiesta di richiamata, quesito per il medico) e le instrada al personale dello studio. Le sintesi sono generate automaticamente e accompagnate sempre dal messaggio originale. Il software non è destinato a fornire informazioni usate per decisioni diagnostiche o terapeutiche. Non valuta la gravità o l'urgenza clinica, non effettua triage, non suggerisce diagnosi, terapie o comportamenti e non sostituisce l'ascolto o la lettura del messaggio originale. Ogni richiesta deve essere esaminata da personale dello studio. Il servizio non è destinato alle comunicazioni urgenti né all'emergenza: agli assistiti viene comunicato in ogni canale di rivolgersi al 112 (e alla continuità assistenziale, 116117 dove attivo). Utilizzatori previsti: medici, pediatri e personale amministrativo autorizzato degli studi. Non è destinato all'uso da parte dei pazienti per valutare il proprio stato di salute.

2.3 Il Servizio non è un dispositivo medico ai sensi del Reg. (UE) 2017/745 e non è certificato come tale. [DA RIVEDERE LEGALE] formulazione dopo il parere regolatorio scritto (10 §11).

2.4 Funzioni principali secondo il Piano: ricezione delle richieste dai canali attivati; trascrizione dei messaggi vocali; sintesi e proposta del tipo di pratica; lista unica delle richieste con stati e assegnazioni; risposte agli assistiti senza contenuto clinico nel messaggio; risposte automatiche con il rimando al 112; esportazione e cancellazione dei dati; registro degli accessi.

Art. 3 — Uso consentito e uso vietato

3.1 Il Cliente usa il Servizio solo come strumento amministrativo, secondo l'art. 2.2 e l'Allegato 3 (Regole d'uso).

3.2 È vietato in particolare: a) usare il Servizio per valutare lo stato di salute degli Assistiti, per stabilire precedenze cliniche o come canale per le emergenze; b) presentare il Servizio agli Assistiti come canale adatto alle emergenze o come unico modo per contattare lo studio; c) disattivare o modificare il rimando al 112 nelle risposte automatiche; d) caricare dati di prova reali in ambienti diversi da quello di produzione; e) condividere le credenziali tra più persone; f) tentare di accedere ai dati di altri clienti, decompilare il software o eluderne le misure di sicurezza.

3.3 Il Cliente prende atto che il Fornitore non adatta il Servizio a usi clinici su richiesta del Cliente. Un'istruzione che portasse il Servizio fuori dalla destinazione d'uso non sarà eseguita.

Art. 4 — Attivazione, Utenti e verifica

4.1 Il contratto si conclude quando il Cliente accetta queste Condizioni e l'Accordo art. 28 nell'attivazione online, oppure firma il modulo d'ordine. Il Fornitore conserva la versione accettata con data e ora. [DA RIVEDERE LEGALE] forma dell'accettazione (01, nota finale).

4.2 Il Cliente dichiara di agire per scopi professionali. Le norme del Codice del consumo (D.Lgs. 206/2005) non si applicano.

4.3 Il Fornitore può verificare la qualifica del Cliente (per esempio tramite la PEC registrata in INI-PEC o l'iscrizione all'Ordine) prima di attivare la ricezione di dati reali.

4.4 Il Cliente nomina un amministratore dello studio, crea gli Utenti con account personali e li autorizza al trattamento (documento 04). Gli Utenti sono illimitati in tutti i Piani.

4.5 In una medicina di gruppo il Cliente dichiara nell'attivazione se i medici sono titolari distinti o contitolari (Accordo art. 28, art. 17).

Art. 5 — Prova gratuita, pilota, offerta "medici fondatori"

5.1 Prova gratuita: 30 giorni che iniziano dal primo messaggio di un Assistito ricevuto dal Servizio, non dalla registrazione. Non serve una carta di pagamento. Alla fine della prova il Servizio prosegue solo se il Cliente sceglie un Piano; altrimenti si applica l'art. 15 (uscita e dati).

5.2 Pilota: le condizioni del pilota gratuito sono nel documento 12 e prevalgono su queste Condizioni per la sua durata.

5.3 Medici fondatori: ai primi 100 medici, o fino al 30-6-2027, il Fornitore offre il Piano Studio a 29 euro al mese per medico, più IVA, bloccato per 24 mesi, poi il listino ridotto del 20% finché il contratto resta attivo. Condizioni: due colloqui di riscontro nei primi 90 giorni; consenso all'uso di metriche aggregate e anonime sul tempo risparmiato (mai il contenuto delle richieste). Testimonianze solo facoltative e mai retribuite. [DA RIVEDERE LEGALE] e decisione D24.

Art. 6 — Corrispettivi, IVA, fatturazione

6.1 I corrispettivi sono quelli del Piano scelto (Allegato 1). I prezzi sono IVA esclusa. L'IVA si applica nella misura di legge (oggi 22%). Il Fornitore mostra sempre anche il totale IVA inclusa.

6.2 Il Cliente prende atto che, se svolge solo prestazioni sanitarie esenti (art. 10, comma 1, n. 18, DPR 633/1972), l'IVA sul Servizio di regola non è detraibile (art. 19, comma 2, DPR 633/1972). [DA RIVEDERE LEGALE] / commercialista.

6.3 Il Fornitore emette fattura elettronica tramite il Sistema di Interscambio. Il Cliente fornisce codice destinatario o PEC e i dati fiscali corretti.

6.4 Modalità di pagamento: addebito diretto SEPA o carta, tramite il fornitore di pagamenti indicato nel documento 07. Piano annuale: impegno di 12 mesi con pagamento mensile (salvo scelta di pagamento anticipato). Piano mensile: pagamento mensile anticipato.

6.5 Uso equo. Ogni Piano comprende un volume mensile di richieste e minuti di audio (Allegato 1). Se il volume è superato, i messaggi degli Assistiti non vengono mai bloccati. Il Fornitore può addebitare pacchetti aggiuntivi solo dopo averlo comunicato al Cliente; dopo due mesi consecutivi oltre il volume propone il Piano superiore.

6.6 Variazioni di prezzo: comunicate con almeno 60 giorni di preavviso; valgono dal rinnovo successivo. Il Cliente può recedere prima dell'entrata in vigore, senza penali. Restano fermi i prezzi bloccati dell'art. 5.3.

6.7 In caso di ritardo nei pagamenti si applicano gli interessi del D.Lgs. 231/2002. [DA RIVEDERE LEGALE]

Art. 7 — Mancato pagamento

7.1 Se un pagamento non va a buon fine, il Fornitore avvisa l'amministratore e ritenta l'addebito fino a 3 volte.

7.2 Se il mancato pagamento continua, il Fornitore può limitare le funzioni del Servizio. La ricezione delle richieste degli Assistiti resta attiva per almeno 14 giorni dopo l'avviso di sospensione, perché gli Assistiti non restino senza risposta. Poi i canali rispondono con un messaggio che indica i recapiti tradizionali dello studio. Il Fornitore non interrompe mai la ricezione senza avviso. [DA RIVEDERE LEGALE] e decisione D7.

7.3 La limitazione non comporta la perdita dei dati, che restano disponibili per l'esportazione secondo l'art. 15.

Art. 8 — Livelli di servizio e assistenza

8.1 Il Fornitore persegue gli obiettivi di servizio dell'Allegato 2 (disponibilità, tempi di prima risposta dell'assistenza). Sono obiettivi, non garanzie. [DA RIVEDERE LEGALE] eventuali crediti di servizio in caso di mancato raggiungimento.

8.2 L'assistenza si richiede a support@[DOMINIO] o dal modulo nell'applicazione. Non vanno inviati dati degli Assistiti all'assistenza. Il Fornitore non è tenuto a fornire assistenza clinica né tecnica sui sistemi del Cliente.

8.3 Il Fornitore può svolgere manutenzioni programmate, comunicate con anticipo sulla pagina di stato. Durante le interruzioni le richieste in arrivo vengono salvate e non vanno perse, nei limiti della disponibilità dei canali dei fornitori terzi.

Art. 9 — Protezione dei dati

9.1 Per i dati degli Assistiti il Cliente è titolare e il Fornitore è responsabile del trattamento (art. 28 GDPR). Il rapporto è regolato dall'Accordo art. 28 (documento 01), che prevale su queste Condizioni per la protezione dei dati.

9.2 Per i dati di account, di accesso e di fatturazione degli Utenti e del Cliente il Fornitore è titolare autonomo, secondo la privacy policy (documento 07).

9.3 Il Cliente resta responsabile degli adempimenti che gli spettano come titolare: informativa agli Assistiti (documento 03), valutazione d'impatto (documento 05), autorizzazione del personale (documento 04), registro dei trattamenti, canale alternativo per gli Assistiti.

Art. 10 — Intelligenza artificiale: limiti

10.1 Il Servizio usa sistemi automatici di trascrizione e di elaborazione del testo. Trascrizioni, sintesi e tipi di pratica proposti possono contenere errori o omissioni. Per questo il Servizio mostra sempre il messaggio originale.

10.2 Il Cliente garantisce che ogni richiesta sia esaminata da un Utente e che le decisioni sanitarie siano sempre prese dal medico (L. 23 settembre 2025, n. 132, art. 7, comma 5).

10.3 Il Cliente informa gli Assistiti dell'uso dell'intelligenza artificiale (L. 132/2025, art. 7, comma 3, e art. 13, comma 2) e fa seguire al personale il modulo formativo del Fornitore (Reg. (UE) 2024/1689, art. 4).

Art. 11 — Obblighi del Cliente

Il Cliente: a) mantiene un canale di contatto tradizionale (telefono negli orari, accesso in studio) e dichiara agli Assistiti gli orari in cui legge i messaggi; b) espone le informative e il rimando al 112 (documento 03); c) custodisce le credenziali e dispone misure adeguate sulle proprie postazioni; d) comunica tempestivamente al Fornitore ogni uso non autorizzato o incidente di sicurezza; e) mantiene aggiornati i contatti per le comunicazioni di sicurezza (Accordo art. 28, Allegato E); f) rispetta le condizioni dei servizi terzi che attiva (per esempio WhatsApp Business), che il Fornitore non controlla.

Art. 12 — Proprietà intellettuale

12.1 Il software, i marchi, i testi e la documentazione di Studio Calmo restano del Fornitore o dei suoi licenzianti. Il Cliente riceve un diritto d'uso non esclusivo e non trasferibile per la durata del contratto.

12.2 I dati del Cliente e degli Assistiti restano nella disponibilità del Cliente. Il Fornitore li usa solo per erogare il Servizio, secondo l'Accordo art. 28.

12.3 Il Fornitore può usare liberamente suggerimenti e segnalazioni del Cliente sul Servizio, purché non contengano dati degli Assistiti.

12.4 Il Fornitore può elaborare statistiche aggregate e anonime sul funzionamento del Servizio (conteggi, tempi), senza mai usare il contenuto delle richieste.

Art. 13 — Garanzie e limitazione di responsabilità

13.1 Il Fornitore eroga il Servizio con la diligenza professionale richiesta e secondo l'Allegato B dell'Accordo art. 28. Non garantisce che il Servizio sia sempre disponibile o privo di errori.

13.2 Il Fornitore non risponde: a) delle decisioni sanitarie, organizzative o amministrative del Cliente; b) della mancata o tardiva gestione di richieste che riguardano emergenze o casi clinici, dato che il Servizio non è destinato a questo uso (art. 2.2); c) dell'uso del Servizio contrario all'art. 3 o all'Allegato 3; d) di interruzioni o limitazioni dovute a servizi di terzi non sotto il suo controllo (operatori telefonici, Meta/WhatsApp, fornitori di posta del Cliente), compresa la sospensione di un numero WhatsApp decisa da Meta; e) di danni indiretti o consequenziali, mancato guadagno o perdita di chance.

13.3 Salvo dolo o colpa grave (art. 1229 c.c.) e salvo quanto inderogabile per legge, la responsabilità complessiva del Fornitore per ogni causa connessa al contratto è limitata ai corrispettivi pagati dal Cliente nei 12 mesi precedenti l'evento. [DA RIVEDERE LEGALE] massimale; coordinamento con l'art. 82 GDPR; copertura assicurativa (polizza cyber e RC professionale IT, 10 §11).

13.4 Il Cliente tiene indenne il Fornitore dalle pretese di terzi derivanti da un uso del Servizio contrario all'art. 3. [DA RIVEDERE LEGALE]

Art. 14 — Durata, rinnovo, recesso

14.1 Piano mensile: durata di un mese, rinnovo automatico. Il Cliente può recedere in qualsiasi momento dall'applicazione o per email; il recesso ha effetto alla fine del mese in corso.

14.2 Piano annuale: durata di 12 mesi, rinnovo automatico per altri 12 mesi salvo disdetta inviata almeno 30 giorni prima della scadenza. Il Fornitore ricorda la scadenza con almeno 30 giorni di anticipo. [DA RIVEDERE LEGALE]

14.3 Soddisfatti o rimborsati: nei primi 30 giorni del primo Piano annuale il Cliente può recedere e ottenere il rimborso di quanto pagato.

14.4 Il Cliente può recedere senza penali, con rimborso della parte pagata e non goduta, anche: per opposizione motivata a un nuovo sub-responsabile (Accordo art. 28, art. 8.3); per variazione di prezzo (art. 6.6); per modifica peggiorativa di queste Condizioni (art. 18).

14.5 Il Fornitore può recedere con preavviso di almeno 90 giorni, rimborsando la parte pagata e non goduta. [DA RIVEDERE LEGALE]

Art. 15 — Fine del contratto: esportazione e cancellazione dei dati

15.1 Alla cessazione, per qualunque causa, il Cliente può esportare i propri dati per 30 giorni. In questo periodo la ricezione è disattivata e i canali rispondono con i recapiti tradizionali dello studio.

15.2 Il Fornitore cancella i dati entro i successivi 30 giorni (al massimo 60 giorni dalla cessazione) e rilascia un attestato di cancellazione. I backup cifrati scadono entro 30 giorni dalla cancellazione (Accordo art. 28, art. 13).

15.3 Il Cliente deve aggiornare i messaggi della segreteria telefonica, gli inoltri email e i cartelli in sala d'attesa entro la cessazione.

Art. 16 — Sospensione per sicurezza

Il Fornitore può sospendere in tutto o in parte il Servizio, anche senza preavviso, se è necessario per proteggere la sicurezza dei dati o del Servizio, per un ordine dell'autorità o per un uso contrario all'art. 3 che metta a rischio gli Assistiti. Ne informa subito il Cliente, motivando, e riattiva il Servizio appena possibile. Anche durante la sospensione, quando possibile, le risposte automatiche continuano a indicare il 112 e i recapiti dello studio.

Art. 17 — Risoluzione

Il Fornitore può risolvere il contratto ai sensi dell'art. 1456 c.c., con comunicazione scritta, in caso di: a) uso del Servizio per finalità cliniche o di emergenza in violazione dell'art. 3, non cessato entro 15 giorni dalla diffida; b) mancato pagamento protratto per oltre 60 giorni dall'avviso; c) violazione degli obblighi di sicurezza dell'art. 11, lett. c). Si applica comunque l'art. 15. [DA RIVEDERE LEGALE]

Art. 18 — Modifiche delle Condizioni

Il Fornitore può modificare queste Condizioni con preavviso di almeno 30 giorni via email e nell'applicazione. Se la modifica è peggiorativa, il Cliente può recedere senza penali prima dell'entrata in vigore. Le modifiche imposte dalla legge o da un'autorità possono avere effetto prima.

Art. 19 — Comunicazioni

Le comunicazioni contrattuali si inviano agli indirizzi indicati nell'attivazione (per il Cliente) e a support@[DOMINIO] o alla PEC del Fornitore. Le comunicazioni di sicurezza seguono l'Accordo art. 28, Allegato E.

Art. 20 — Legge applicabile e foro

Il contratto è regolato dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di [FORO DELLA SEDE DEL FORNITORE]. [DA RIVEDERE LEGALE]

Art. 21 — Approvazione specifica delle clausole

Ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c. il Cliente approva specificamente le seguenti clausole: art. 3.3 (esclusione degli usi clinici); art. 6.5-6.6 (uso equo e variazioni di prezzo); art. 7 (limitazione per mancato pagamento); art. 13 (limitazioni di responsabilità); art. 14.2 (rinnovo automatico e disdetta); art. 14.5 (recesso del Fornitore); art. 16 (sospensione); art. 17 (clausola risolutiva espressa); art. 18 (modifiche); art. 20 (foro esclusivo).

[DA RIVEDERE LEGALE] Validità della doppia approvazione con clic separato nell'attivazione online e conservazione della prova.

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Allegato 1 — Piani e prezzi (proposta, da confermare: decisione D22)

Prezzi per medico al mese, IVA esclusa (tra parentesi IVA 22% inclusa). Segreteria e Utenti inclusi senza limiti.

Fatturazione unica per la sede: disponibile su richiesta.

Allegato 2 — Obiettivi di servizio (proposta)

Orario di assistenza: lunedì-venerdì 9:00-18:00, festivi esclusi. I tempi sono di prima risposta, non di risoluzione. Il monitoraggio tecnico automatico è attivo 24 ore su 24, ma non costituisce un impegno di intervento fuori orario.

Le comunicazioni sugli incidenti sono pubblicate sulla pagina di stato status.[DOMINIO]. [DA RIVEDERE LEGALE] crediti di servizio.

Allegato 3 — Regole d'uso

1. Studio Calmo serve a gestire pratiche amministrative. Non serve a valutare la salute degli Assistiti.
2. Ogni richiesta va esaminata da una persona dello studio. In caso di dubbio si ascolta o si legge il messaggio originale.
3. Le richieste che riguardano sintomi o dubbi sulla salute vanno al medico.
4. Il rimando al 112 nelle risposte automatiche e nel messaggio della segreteria telefonica non si toglie.
5. Lo studio mantiene il telefono e l'accesso in studio come alternativa.
6. Nessuna risposta agli Assistiti contiene informazioni cliniche nel testo del messaggio WhatsApp o email.
7. Gli account sono personali e protetti dal secondo fattore.
8. I dati non si copiano fuori da Studio Calmo, salvo l'esportazione per i diritti degli Assistiti.
9. I dati degli Assistiti non si inviano all'assistenza del Fornitore.
10. Nessuna funzione di Studio Calmo va presentata agli Assistiti come servizio per le emergenze.