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Come funziona

Tre persone, un percorso

Il paziente scrive come fa già. La segreteria prepara la pratica. Il medico firma. Qui trovate ogni passo, con il suo disegno.

Il pazienteWhatsAppSegreteriaEmailModuloLista dello studioLa segreteriapreparaIl medicofirmaLa rispostaarriva al paziente

1 Il paziente

Come scrivere allo studio

Il paziente scrive come ha sempre fatto. Non installa niente e non crea un account.

  1. Scelga il canale che preferisce.

    WhatsApp dello studio, segreteria, email o modulo. I contatti sono sul foglietto dello studio.

    Studio dott. RossiWhatsAppSegreteriaEmailModulo1
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  2. Dica chi è e che cosa le serve.

    Nome e cognome del paziente. Per esempio: i soliti farmaci, un certificato, un appuntamento.

    Studio dott. RossiMario Rossi,i soliti farmaci1
    Schermata semplificata

  3. Riceve un messaggio di conferma.

    Su WhatsApp le arriva subito, con gli orari dello studio.

    Studio dott. RossiMario Rossi,i soliti farmaciAbbiamo ricevutoil suo messaggio.Orari: 9-121
    Schermata semplificata

  4. Lo studio prepara la risposta.

    La segreteria prepara la pratica. Il medico firma ricette e certificati.

    Lista dello studioMario RossiIn corsoLa segreteriaprepara1
    Schermata semplificata

  5. Riceve la risposta sullo stesso canale.

    Entro i giorni indicati dallo studio.

    Studio dott. RossiLa rispostadello studio èpronta.Apri la risposta1
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Da sapere

  • Usare questi canali è facoltativo. Può sempre telefonare o venire in studio.
  • Messaggi e vocali sono trascritti e riassunti in automatico, anche con l'intelligenza artificiale.
  • Li legge solo il personale dello studio. Decide sempre il medico.
  • Non mandi foto di referti se non glieli chiediamo.
  • Il cellulare personale del medico non è un canale dello studio.
  • Titolare dei dati è il suo medico. Trova l'informativa sul sito dello studio o in sala d'attesa.

La pagina per i pazienti

2 La segreteria

Una mattina in segreteria

Una lista sola, invece di quattro posti da controllare.

  1. Aprite la lista.

    In «Nuove» trovate tutto ciò che è arrivato: WhatsApp, segreteria, email, modulo. Ogni richiesta ha già trascrizione e riassunto.

    Nuove 3In corsoDa firmareChiede i soliti farmacivocale 0:42 · riassunto pronto1
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  2. Controllate il paziente.

    Il sistema propone a chi appartiene il numero. Confermate con un clic, o scegliete voi.

    Numero proposto per:Mario Rossinato il 01/01/1950ConfermaScelgo io1
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  3. Prendete in carico.

    La richiesta passa in «In corso» e compare nel vostro «Da fare».

    NuoveIn corsoDa fare1
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  4. Preparate la pratica.

    Ricetta da firmare, appuntamento, informazione. Le risposte pronte sono già scritte.

    Risposte pronteScegliete la rispostaRicetta da firmareAppuntamentoInformazione1
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  5. Mandate al medico ciò che deve firmare.

    Va in «Da firmare». Quando il medico approva, la risposta parte da sola.

    Ricetta prontaManda al medicoDa firmare1
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  6. Richiamate chi va richiamato.

    In «Da richiamare» c'è il numero da chiamare e lo spazio per l'esito.

    Da richiamareNumero da chiamare+39 000 000 0000EsitoSalva1
    Schermata semplificata

3 Il medico

La giornata del medico

Vedete solo ciò che spetta a voi, già preparato. Decidete sempre voi.

  1. Aprite «Da firmare».

    Le pratiche preparate dalla segreteria, con la risposta già scritta.

    Da firmareApprova tutto1
    Schermata semplificata

  2. Approvate in blocco.

    Un clic per tutte, o una per una. Rifiutate con una nota quando serve.

    Ricetta · risposta scrittaApprovaRifiutaNota per la segreteria12
    Schermata semplificata

  3. Rispondete alle domande per voi.

    In «Da rispondere» ci sono solo le richieste che chiudete voi. Scrivete o segnate «gestita al telefono».

    Da rispondereInviaGestita al telefono1
    Schermata semplificata

  4. Scrivete alla segreteria da WhatsApp.

    Un messaggio o un vocale al numero dello studio. Diventa una nota nella lista.

    Studio0:121Da fareNota del medico
    Schermata semplificata

  5. Il vostro numero personale torna personale.

    Ai pazienti risponde lo studio, dal numero dello studio. Anche quando rispondete voi dall'app sul telefono.

    PersonaleNessuna richiestaStudio1Resta personaleRisponde lo studio
    Schermata semplificata

4 Le liste

Le liste dello studio

Una sola lista, tre modi di guardarla.

  • Per me: ciò che aspetta proprio voi. Da fare, da firmare, da rispondere, da richiamare.
  • Lo studio: tutte le richieste aperte, per fase. Nuove, in corso, da firmare, in attesa.
  • Da sistemare: le poche che hanno bisogno di un controllo. Senza medico, scartate.
Per meDa fare3Da firmare2Da rispondere1Da richiamare2Lo studioNuove5In corso8Da firmare2In attesa1Da sistemareSenza medico1Scartate01
Schermata semplificata

Una richiesta sta in una sola fase. Può comparire anche in «Per me», se aspetta voi.

5 I canali

I canali, uno per uno

Il numero di telefono resta quello di sempre, e anche il gestionale. Da ogni canale le richieste arrivano nella stessa lista: trascritte, riassunte, con il tipo di pratica proposto.

WhatsApp dello studioIn arrivo nel pilota

Il paziente scrive o manda un vocale al numero WhatsApp dello studio.

Il numero fisso dello studio, oppure un numero nuovo online a nome dello studio. Lo collegate una volta, con noi al telefono. Testi e vocali entrano nella lista da soli.

Il medico può scrivere o mandare un vocale allo stesso numero: diventa una «Nota del medico» per la segreteria. Può anche rispondere ai pazienti dall'app sul telefono: la risposta parte dal numero dello studio.

Il messaggio di benvenuto lo scriviamo noi, con il rimando al 112.

Segreteria telefonica

Il paziente chiama il numero di sempre e lascia un messaggio dopo il segnale.

Molte segreterie e molti centralini mandano il vocale per email. Una regola nella casella dello studio lo inoltra a un indirizzo dedicato, e il messaggio entra nella lista.

Se la vostra linea non lo fa, vi aiutiamo a impostare l'inoltro su «non risponde» e «occupato» verso un numero VoIP dello studio, che invece lo fa.

Il messaggio di benvenuto lo registrate voi, con la vostra voce: vi diamo il testo, con il rimando al 112.

Email

Il paziente scrive alla casella dello studio, come oggi.

Un filtro inoltra alla lista solo i messaggi dei pazienti, non tutta la posta. Gmail, Outlook e le caselle più diffuse lo permettono.

La PEC non si collega: chi la usa può passare dalla pagina dello studio.

La risposta automatica della casella dice al paziente quando rispondete e ricorda il 112.

Modulo con QR

Il paziente inquadra il cartello in sala d'attesa, registra un vocale o scrive. Senza installare niente.

Ogni studio ha la sua pagina, con un indirizzo breve da stampare e da dire al telefono.

Vi prepariamo il cartello A4 per la sala d'attesa, il foglietto A5 per i pazienti e un cartoncino da consegnare con le ricette.

Sopra il modulo il paziente legge il rimando al 112 e l'informativa dello studio.

Telefonata

Il paziente chiama e la segretaria risponde.

La segretaria registra la richiesta dalla lista in pochi secondi: chi chiama, che cosa serve, per quale medico.

Se la risolve al telefono, la segna come gestita e la richiesta resta in archivio.

Nessuna configurazione.

File e testi

Arriva qualcosa da un'altra parte: una foto, un PDF, un audio, un SMS.

Si trascina nella lista o si carica con «Nuova richiesta». Diventa una richiesta come le altre.

Gli SMS non si collegano: se ne arriva uno, la segretaria lo registra a mano.

Nessuna configurazione.

6 Le pratiche

Dodici tipi di pratica

Il riassunto propone il tipo; la segretaria lo conferma con un clic, o lo corregge. Una richiesta può contenerne più di uno.

TipoCome lo dice il pazienteChi la chiude
Ripetizione terapia«I soliti farmaci della pressione»Segreteria prepara, medico firma
Farmaco nuovo o modifica«Posso cambiare la confezione?»Medico
Impegnativa«La ricetta per gli esami del sangue»Segreteria prepara, medico firma
Piano terapeutico«Ho il piano rinnovato dallo specialista»Segreteria prepara, medico firma
Certificato di malattia INPS«Mi serve il certificato per il lavoro»Medico
Altri certificati«Il certificato per la palestra»Segreteria
Esiti da visionare«Vi mando gli esami che ho fatto»Medico
Domanda per il medico«Il dottore mi può richiamare?»Medico
Appuntamento«Devo spostare la visita di giovedì»Segreteria
Vaccini«Quando si fa l'antinfluenzale?»Segreteria
Pratiche e informazioni«Gli orari di sabato», «l'esenzione»Segreteria
Non pertinenteVocale vuoto, pubblicitàMesso da parte, mai cancellato in silenzio

Le regole su chi chiude che cosa le decide lo studio. Quelle sopra sono il punto di partenza. Nessuno stato e nessuna lista misura l'importanza clinica di una richiesta.

7 L'avvio

Pronti in un pomeriggio. Vi seguiamo noi al telefono, passo per passo

  1. Studio, medici, orari

    10 min · Medico o segreteria

  2. Contratto e privacy

    15 min · Medico

  3. WhatsApp dello studio

    20 min · Segreteria, con noi

  4. Segreteria telefonica

    15–40 min · Segreteria, con noi

  5. Email dello studio

    10 min · Segreteria

  6. Avvisare i pazienti

    15 min · Segreteria

  7. Prima giornata

    Tutti

Totale: circa due ore e mezza, in uno o due giorni. Nessuna installazione sui computer dello studio.

Vedete l'avvio, passo per passo