Dichiarazione di destinazione d'uso

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1. Testo della dichiarazione

Studio Calmo è un software gestionale per studi di medicina generale e di pediatria di libera scelta. È destinato a ricevere, trascrivere e organizzare le richieste amministrative e di contatto che gli assistiti inviano allo studio tramite canali digitali (email, WhatsApp, segreteria telefonica, modulo web). Classifica le richieste per tipo di pratica (ad es. ripetizione di ricetta, impegnativa, certificato INPS, appuntamento, richiesta di richiamata, quesito per il medico) e le instrada al personale dello studio. Le sintesi sono generate automaticamente e accompagnate sempre dal messaggio originale.

Il software non è destinato a fornire informazioni usate per decisioni diagnostiche o terapeutiche. Non valuta la gravità o l'urgenza clinica, non effettua triage, non suggerisce diagnosi, terapie o comportamenti e non sostituisce l'ascolto o la lettura del messaggio originale. Ogni richiesta deve essere esaminata da personale dello studio. Il servizio non è destinato alle comunicazioni urgenti né all'emergenza: agli assistiti viene comunicato in ogni canale di rivolgersi al 112 (e alla continuità assistenziale, 116117 dove attivo).

Utilizzatori previsti: medici, pediatri e personale amministrativo autorizzato degli studi. Non è destinato all'uso da parte dei pazienti per valutare il proprio stato di salute.

L'impaginazione (grassetti, a capo) può cambiare tra le superfici; le parole no.

4. Funzioni ammesse ed escluse

Ogni nuova funzione che legge il contenuto delle richieste passa da una verifica rispetto a questa tabella prima del rilascio.

4.1 Come è ordinata la lista

La lista delle richieste non è "in ordine di arrivo" in senso stretto, e nessun testo rivolto a studi o assistiti deve dirlo. L'ordine è questo, e solo questo:

1. Scadenza amministrativa del tipo di pratica: ogni tipo di pratica (per esempio ripetizione di terapia, impegnativa, certificato, appuntamento) ha un tempo di risposta in giorni lavorativi, stabilito dallo studio nelle sue regole. Le richieste con la scadenza più vicina compaiono prima; quelle senza scadenza dopo.
2. A parità di scadenza, ora di arrivo.

Dentro lo stesso gruppo di scadenza (oltre i tempi, oggi, prossimo giorno lavorativo, più avanti, senza scadenza) una persona dello studio può segnare a mano una richiesta «In evidenza»: la richiesta segnata compare per prima nel suo gruppo, senza mai passare davanti a un gruppo con scadenza più vicina. È solo una scelta della persona, registrata nel registro degli accessi con il suo nome; il servizio non la propone e non la imposta mai (la base dati rifiuta la modifica fuori da una sessione di una persona). La lista usa anche colori per il tipo di pratica, per la scadenza, per chi ha in mano la richiesta e per il mittente non ancora in anagrafica: ognuno viene da un dato amministrativo, sempre accanto a una parola, mai dal contenuto del messaggio. [DA RIVEDERE LEGALE] conferma che la segnalazione manuale resti una scelta organizzativa dello studio.

Il tipo di pratica è proposto dal servizio e confermato o corretto da una persona dello studio; quando la persona lo cambia, la scadenza si ricalcola. La scadenza dipende dal solo tipo di pratica scelto dallo studio. Non entrano nell'ordine il contenuto del messaggio, la trascrizione, la sintesi, la sicurezza dell'automatismo nel proporre il tipo, parole evidenziate o punteggi di qualsiasi genere. Il servizio non indica alcuna precedenza clinica: chi legge decide.

Dove sta scritto: nelle impostazioni (pagina Regole), nell'informativa completa e nella DPIA (rischio R15, documento 05). I testi pubblici del sito che dicono "in ordine di arrivo" o "senza graduatorie" vanno allineati a questa descrizione prima della pubblicazione (punto aperto 4). Una prova automatica verifica che nessun dato derivato dal contenuto entri nelle chiavi di ordinamento (order-inputs.test.ts). [DA RIVEDERE LEGALE] e consulente regolatorio: conferma che un ordinamento per scadenze amministrative fissate dallo studio, con tipo confermato da una persona, resti un criterio amministrativo ai fini della Regola 11.

4.2 Le frasi del paziente, copiate parola per parola

Nella pagina della richiesta, sotto il titolo «Cosa scrive il paziente», compaiono fino a cinque frasi del messaggio con la dicitura «Il paziente scrive». Le frasi sono proposte dall'estrazione automatica e mostrate come «scelte in automatico, da verificare sul testo completo»; il testo completo e l'audio restano sempre nella stessa sezione.

Una regola fissa, senza intelligenza artificiale, controlla ogni frase prima di salvarla: la frase deve comparire identica nel messaggio originale o nella trascrizione; altrimenti viene scartata. La pagina ripete lo stesso controllo prima di mostrarla. Il servizio quindi non riformula, non riassume in quella sezione e non aggiunge parole che il paziente non ha scritto. Le frasi non hanno etichette, punteggi o colori diversi tra loro e non entrano nell'ordine della lista.

[DA RIVEDERE LEGALE / MDR] conferma che la scelta automatica di quali frasi riportare, con il testo integrale sempre accanto, resti una funzione di presentazione e non un'informazione per decisioni cliniche.

4.3 La pagina della richiesta

La pagina è divisa in sezioni con un titolo, un'icona e un colore: «Cosa scrive il paziente» (testo, audio, trascrizione), «Che cosa chiede» (la pratica da preparare), «Paziente» (identità, recapiti, altre richieste aperte, ultime chiuse), «Risposta», «Note interne» e «Storia» (chiusa finché non si apre, con il registro degli accessi). I colori distinguono le sezioni e il tipo di pratica, come nella lista (§4.1): non dicono nulla sul contenuto clinico. L'unica eccezione è l'avviso della §4.4, quando è attivo.

4.4 Rete di sicurezza: frasi di un elenco fisso

Stato: spenta in produzione e in prova (FEATURE_EMERGENCY_PHRASES, valore predefinito «spento» quando APP_ENV è production o staging; acceso solo negli ambienti locali e di prova con dati sintetici). Resta spenta per gli assistiti reali fino al parere del passo 31h. [DA RIVEDERE LEGALE / MDR]

Che cosa fa, quando è attiva:

1. Elenco chiuso e versionato. Circa trenta espressioni italiane (per esempio «dolore al petto», «non riesce a respirare», «è svenuto», «ha perso conoscenza», «convulsioni», «farsi del male») sono scritte nel codice (packages/core/src/emergency-phrases.ts, versione ep-1). Lo studio non le modifica e il servizio non ne aggiunge: ogni cambiamento è una nuova versione del software, rivista prima del rilascio.
2. Confronto deterministico. Le espressioni si cercano solo nel testo originale del messaggio o nella trascrizione del vocale, dopo una normalizzazione fissa (minuscole, accenti, punteggiatura, lettere doppie). Nessuna intelligenza artificiale, nessuna stima, nessun punteggio. La negazione non è gestita, di proposito: «non ha più dolore al petto» fa comparire l'avviso. È preferibile un avviso in più che un'espressione persa per un'interpretazione sbagliata; chi legge decide.
3. Che cosa si salva. Solo l'identificativo dell'espressione e la sua posizione nel testo (inizio e fine), nel messaggio stesso. Nessuna copia del testo, nessun campo clinico. I dati seguono la conservazione del messaggio.
4. Che cosa si vede. In cima alla pagina della richiesta un avviso: «Possibile emergenza nel messaggio — il paziente scrive: «…»», con la frase del paziente copiata dal messaggio e l'espressione evidenziata; una riga dice se al paziente è già partita la risposta automatica con il 112. Nella lista, accanto al nome, un segno «Possibile emergenza». La lista non cambia ordine (§4.1); lo stato, la scadenza e la persona che ha in mano la richiesta non cambiano.
5. Presa visione. Il pulsante «Ho visto, contatto il paziente» registra chi ha visto l'avviso e quando (registro degli accessi, azione emergency_phrase_ack). La base dati rifiuta la stessa modifica fuori da una sessione di una persona dello studio.
6. Avviso al personale. Alle persone dello studio che possono vedere la richiesta e sono in servizio arriva una notifica con una frase fissa («Possibile emergenza in un messaggio arrivato: aprire la richiesta.») e il collegamento alla richiesta. Nessun nome, nessuna parola del messaggio, nessun tipo di pratica.
7. 112 in ogni canale. Indipendentemente dalla rete di sicurezza, ogni risposta automatica al paziente contiene la frase «Per le emergenze chiami il 112»: pagina di conferma del modulo web, benvenuto e ricevuta WhatsApp, risposta fuori orario, conferma di ricezione email (T10). Lo verificano prove automatiche (w10-request.test.ts).

Che cosa non fa: non stabilisce se un caso è grave, non suggerisce cause, non ordina, non assegna, non chiude e non risponde al posto dello studio. Non riconosce tutte le situazioni gravi: un messaggio senza espressioni dell'elenco non produce alcun avviso, e l'assenza dell'avviso non significa nulla. Il messaggio universale del 112 resta la misura principale (DPIA, rischio R3 e R18).

Punti da decidere con il consulente regolatorio: se un avviso basato su un elenco fisso, senza valutazione e senza riordino, resti fuori dalla Regola 11; se la parola «emergenza» nell'avviso sia accettabile; se l'avviso vada limitato alle sole persone dello studio (già così) o tolto del tutto. [DA RIVEDERE LEGALE / MDR]

6. Controllo delle modifiche

1. La dichiarazione si modifica solo con una nuova versione (DU-STUDIOCALMO-vX.Y), approvata per iscritto dall'amministratore della società dopo il parere del consulente regolatorio.
2. Una nuova versione aggiorna in un solo passaggio tutte le superfici della §2.
3. Lo storico delle versioni resta consultabile.

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